Ofis belgeleri aşağıdaki türlerde gizli veri ve kişisel bilgi içerebilir:
- Açıklamalar, takip edilen değişikliklerdeki düzeltme işaretleri, belge sürümleri ve mürekkep ek açıklamaları gibi belge geçmişini taşıyan alanlar, Belgenizi oluştururken başka kişilerle birlikte çalıştıysanız, belgeniz izlenen değişikliklerden düzeltme işaretleri, açıklama, mürekkep ek açıklaması veya sürüm gibi öğeler içeriyor olabilir. Bu bilgiler diğer kişilerin, belge üzerinde çalışmış olan kişilerin adlarını, gözden geçirenlerin açıklamalarını ve belgenizde yapmış olduğunuz değişiklikleri görmesine olanak verebilir.
- Belge özellikleri ve kişisel bilgiler, Meta veri (meta veri: Başka verileri tanımlayan veri. Örneğin bir belgedeki sözcükler veridir; meta veri örneği olarak ise sözcük sayısı verilebilir.) olarak da bilinen belge özellikleri, belgeniz hakkında yazar, konu ve başlık gibi ayrıntıları içerir. Belge özellikleri, belgeyi en son kaydeden kişinin adı ve belgenin oluşturulma tarihi gibi ofis programları tarafından otomatik olarak tutulan bilgileri de içerir. Belirli özellikler kullandıysanız, belgenizde e-posta üstbilgileri, gözden geçirmek için gönderme bilgileri, dolaştırma notları, yazıcı yolları ve Web sayfalarında yayımlama için dosya yolu bilgileri gibi başka türlerde kişiye özel bilgiler (PII) (kişisel kimliği ortaya koyabilecek bilgiler (PII): Kişinin adı, adresi, e-posta adresi, kimlik numarası, IP adresi veya başka bir programda PII ile ilişkilendirilmiş herhangi bir benzersiz tanıtıcısı gibi bu kişiyi tanımlamak için kullanılabilecek bilgiler.) bulunabilir.
- Üstbilgiler, altbilgiler ve filigranlar, Word veya Writer belgeleri ve Excel veya Calc çalışma kitaplarının üstbilgilerinde ve altbilgilerinde bilgi bulunabilir. Buna ek olarak, Word/Writer belgenize filigran eklemiş de olabilirsiniz.
- Gizli metinler, Word/Writer belgeleri gizli metin olarak biçimlendirilmiş metin içerebilir. Belgenizin gizli metin içerip içermediğini bilmiyorsanız, aramak için Belge Denetimcisi'ni kullanabilirsiniz.
- Gizli satırlar, sütunlar ve çalışma sayfaları, Excel/Calc çalışma kitabında satırlar, sütunlar ve çalışma sayfalarının tamamı gizli olabilir. Gizli satır, sütun veya çalışma sayfası içeren çalışma kitaplarının kopyasını dağıtırsanız, başka kişiler bu satır, sütun veya çalışma sayfalarını görünür hale getirebilir ve buralardaki verileri görebilir.
- Görünmeyen içerik, PowerPoint/ sunuları ve Excel çalışma kitapları, görünmeyecek şekilde biçimlendirildiği için görünür olmayan nesneler içerebilir.
- Slayt dışı içerik, PowerPoint sunularınız, slayttan slayt dışı alana sürüklendiğinden hemen görünür olmayan nesneler içeriyor olabilir. Bu slayt dışı içerikte metin kutuları, küçük resimler, grafikler ve tablolar bulunabilir.
- Sunu notları, PowerPoint/Impress sunusunun notlar bölümü, özellikle de bu notlar yalnızca sunuyu veren kişinin kullanımı için yazıldıysa, herkesle paylaşmak istemediğiniz metinler içeriyor olabilir.
- Belge sunucusu özellikleri, Microsoft Office belgeniz Belge Çalışma Alanı sitesi veya Microsoft Windows SharePoint Services'a dayanan kitaplık gibi bir belge yönetim sunucusundaki bir konuma kaydedildiyse, belgede bu sunucu konumuyla ilgili ek belge özellikleri veya bilgileri bulunabilir.
- Özel XML verileri, Ofis belgeler, belgenin kendisinde görünmeyen özel XML verileri içerebilir. Kullanacağınız bir Belge Denetimcisi bu XML verilerini bulabilir ve kaldırabilir.
Burada bahsedilen özellikler kullanmakta olduğunuz ofis yazılımı veya sürümüne göre bazı değişiklikler gösterebilir. Yazımız genel anlamda sizleri bilgilendirmek maksadı ile kaleme alınmıştır. Belirtilen gizli ve kişisel bilgi içerebilecek hususların neler olduğu konusunda sizleri bilgilendirmek ve herhangi bir zarara uğramamanız için bilinçlendirmek amacı ile sizlere aktarılmaktadır. Daha ayrıntılı bilgi için üretici firmaların web sitelerini ziyaret edebileceğimiz gibi KomNet'e de ulaşabilirsiniz.
KomNet ofis güvenliği konusunda şirket ve kurumlara profesyonel destek ve danışmanlık hizmetleri sunmaktadır. KomNet kurulduğu 1997 yılından beri pek çok değişik ölçekteki organizasyona hizmet sağlamış, farklı teknoloji kümelerinde uzmanlaşmıştır. Bize ulaşmak için...
